Covid-19 files #14. IJle Stelstra (IFV): “Coronacrisis is de eerste echte test voor stelsel van veiligheidsregio’s”

De eerste echte vuurproef voor het stelsel van veiligheidsregio’s in crisistijd. Zo omschrijft algemeen directeur IJle Stelstra van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) de coronacrisis die Nederland nu al een jaar doormaakt. Stelstra wil in mei 2022 op het toonaangevende vakevenement eRIC, waar COVID-19 een inhoudelijk beursthema wordt, dan ook graag spreken over zijn ervaringen en de ‘lessons learned’. Want het veiligheidsdomein heeft veel te leren, ter voorbereiding op mogelijke toekomstige nationale crises.

Nieuwe mindset voor crisismanagement

Les één die Stelstra signaleert, luidt: “Bij een crisis met deze omvang en impact hebben we andere manieren van crisismanagement en samenwerking nodig dan we gewend waren. De klassieke werkwijze van plannen maken, scenario’s uitwerken, oefenen en een systeemtest houden om die plannen te toetsen, was een belangrijke basis, maar werkte tijdens deze crisis niet. De coronapandemie houdt zich niet aan de plannen die eerder voor het scenario infectieziekteuitbraak zijn opgesteld. De realiteit haalt voortdurend de papieren werkelijkheid in.”

De ongekende crisis die Nederland doormaakt, onderstreept volgens Stelstra hoe belangrijk netwerkmanagement is, om een maatschappijbrede vuist tegen het coronavirus te maken. “Rijk en veiligheidsregio’s, gemeenten, de operationele kolommen, defensie, de zorg, vitale sectoren en andere publieke en private partners, hebben nieuwe pragmatische samenwerkingsvormen gevonden. Met de veiligheidsregio’s als regisseurs en het Veiligheidsberaad en het Landelijk Operationeel Team-COVID-19 als samenwerkingsplatform tussen het Rijk, de regio’s en functionele kolommen. De coronapandemie heeft geleid tot een nieuwe mindset voor de aanpak van complexe nationale crisissituaties.”

Briljant improviseren

Alle ketenpartners in het stelsel van crisisbeheersing stonden begin 2020 voor een immense uitdaging toen de wereldwijde COVID-19 uitbraak ook Nederland bereikte en in ons land snel om zich heen greep. IJle Stelstra wijst op de enorme inspanning die de GGD’en moesten leveren om hun wettelijke rol inzake de publieke gezondheid goed in te richten. Qua opschaling en doorzettingskracht hebben de GGD’en een immense prestatie geleverd, onder andere om samen met andere overheden en het bedrijfsleven de grootschalige coronatestlocaties van de grond te krijgen.

Stelstra gebruikt de term ‘briljant improviseren’ om te beschrijven hoe crisismanagers op landelijk en regionaal niveau buiten de gebaande paden traden om nieuwe samenwerkings- en coördinatiestructuren op te zetten. “Een goed praktijkvoorbeeld daarvan is het LOT-C, het Landelijk Operationeel Team-COVID-19. Defensie, LOCC, IFV en GGD-GHOR participeren in het LOT-C. Met talloze partijen wordt binnen het LOT-C dagelijks het beeld gevuld dat nodig is voor de besluitvorming in deze crisis. De immense druk die de ontwikkelende pandemie legde op het bestuurlijk en operationeel crisismanagement, doordrong het Rijk en de veiligheidsregio’s van de urgentie om één operationele werkstructuur op te zetten waar coördinatie en afstemming op operationele vraagstukken plaatsvinden rond corona konden worden opgepakt. Zoals het continu vormen van een landelijk operationeel beeld. Hoe staat het land ervoor? Hoe is het met de paraatheid van zorg en hulpverlening, zijn er tekorten aan medische materialen of logistieke problemen bij de verspreiding daarvan? Ook advisering inzake beperkende maatregelen, het juridisch onderbouwen van noodverordeningen en de aanbesteding en verspreiding van aanvullende medische materialen en mondmaskers voor de hulpverleningskolommen en ‘niet-zorgorganisaties’ werden door het LOT-C behartigd.”

“Ik heb dit nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan.”

Vanuit de ad-hoc coördinatiefunctie van de eerste maanden groeide het LOT-C door naar een meer structurele werkorganisatie, die inmiddels een onmisbare schakel is geworden in de nationale crisisstructuur, specifiek voor de corona-aanpak. Mensen kwamen volgens Stelstra vanuit hun dagelijkse werksituatie bij de betrokken organisaties in een voor hen nieuwe rol terecht, waarin zij snel groeiden. Stelstra: “Geweldig dat we dit via briljant en professioneel improviseren gezamenlijk voor elkaar hebben gekregen. Terwijl er geen draaiboeken of blauwdrukken waren voor zo’n landelijk team. Dat vereist onconventioneel denken, lef en leiderschap. Ik proefde in de opbouwtijd iets van de durf van Pipi Langkous: ‘Ik heb dit nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan.’ En dat heeft goed uitgepakt.”

Vakbekwaamheid

In eigen huis, de locaties van het Instituut Fysieke Veiligheid in Arnhem en Zoetermeer, ervaart Stelstra nadrukkelijk de gevolgen van de coronapandemie en de landelijke preventiemaatregelen. Zo is het coronaproof organiseren van opleidingen en trainingen voor veiligheids- en crisismanagement een hele opgave geworden. Ook hier is professionele improvisatie de sleutel om de balans te vinden tussen onderwijs- en gezondheidsbelang.

“In de eerste maanden heeft een groot deel van het onderwijsprogramma van het IFV stilgelegen”, blikt Stelstra terug. “Maar de vakbekwaamheid op het gebied van crisismanagement, bij de brandweer en andere functies in de veiligheidsregio’s, mag niet in het geding komen. Daarom zijn we met onze onderwijsexperts en instructeurs op meerdere fronten aan de slag gegaan met de vraag hoe we het opleiden en trainen verantwoord en coronaproof konden voortzetten. Het heeft in ons instituut geleid tot een versnelde invoering van een elektronische leeromgeving, zodat een deel van de lesstof voor de diverse leergangen digitaal kan worden aangeboden.”

Coronaproof onderwijs

“Maar je kan niet alle opleidingen en trainingen digitaal op afstand organiseren”, geeft Stelstra aan. “Groepsgewijze contactmomenten met docenten en instructeurs zijn nodig en ook voor het afnemen van examens is persoonlijk contact noodzakelijk. Daarom hebben we ons ingespannen om in het IFV-complex een aantal coronaproof onderwijsruimten op te zetten. In de vroegere voertuigenstalling hebben we met behulp van een XL partytent een alternatief leslokaal ingericht, waar met heldere regels en afspraken, voldoende onderlinge afstand en goede ventilatie verantwoord groepsonderwijs kan worden gegeven. Ook in het auditorium in het hoofdgebouw hebben we met soortgelijke ingrepen een lesruimte kunnen realiseren, net als een aantal breakoutrooms voor kleinere werksessies. Op deze manier hebben we onder andere weer een voltijds brandweerofficiersopleiding kunnen starten.”

‘Het nieuwe normaal'

Het is voor de hele samenleving wennen aan het ‘nieuwe normaal’ van leven met corona. Ook het IFV als kennisinstituut moet daarin zijn weg vinden. Dat geldt voor het net benoemde onderwijs, maar ook voor de andere taken van het IFV: onderzoek en kennisdeling. Stelstra stelt vast dat die gewenning snel groeit en dat het in digitale vorm aanbieden van kennisevents, zoals symposia en themadagen, nu al een nieuwe werkelijkheid begint te worden. De IFV-directeur zegt te verwachten dat deze vormen van digitaal kennis delen blijvend zullen zijn, zelfs als de pandemie achter de rug is en de beperkende maatregelen worden opgeheven.

“Gedwongen door het verbod op groepsevenementen, moesten ook wij nieuwe manieren bedenken om onze doelgroepen voor kennisevents te bereiken. Webinars hebben op een heel natuurlijke manier de fysieke kennisbijeenkomsten vervangen. Met verrassend grote opkomst. Zo namen bij de presentatie van het boek ‘Crises en minicrises in 2019’ maar liefst 700 mensen deel aan het daaraan gewijde webinar. Veel meer dan we ooit fysiek in de zaal zouden hebben gehad. Webinars zullen naar mijn stellige verwachting veel vaker fysieke kennisbijeenkomsten gaan vervangen. Daarnaast hebben we een nieuw digitaal web based platform voor crisismanagement opgezet, om in het domein van crisismanagement crisisprofessionals te verbinden en kennis, vernieuwing en ontwikkelingen snel te kunnen delen. Ook digitale vergadervormen via programma’s als teams en Webex zijn inmiddels gemeengoed geworden. In andere segmenten van de samenleving zie je soortgelijke ontwikkelingen. Die snelle ontwikkeling van digitale contactvormen is een spin-off van de coronamaatregelen die organisaties effectiviteitswinst zullen opleveren. Een positief effect van de maatregelen die in het kader van infectiepreventie zijn getroffen, dat kan dus ook. Ik verwacht dat die verandering in ons vakgebied een definitief karakter zal hebben.”

Multidisciplinaire verbinding

Als er één kenmerk is waarin de coronacrisis zich onderscheidt van eerdere crises, dan is het de zeer brede multidisciplinaire krachtsinspanning van alle partners in de crisisbeheersingsketen. Gedreven door schaalgrootte, duur en complexiteit. Nimmer was Nederland zo langdurig in de ban van een crisissituatie. Er is geen operationele dienst die geen rol heeft of die niet geraakt wordt door de pandemie, defensie ondersteunt op allerlei plekken bij medische zorg, logistiek en coördinatie en er zijn complexe vraagstukken op het grensvlak van publieke gezondheid, openbare orde en crowd control. Stelstra besluit: “Die uitdagingen waren de stimulans voor multidisciplinaire verbinding van niet eerder geziene dimensies. COVID-19 en de lessen op het gebied van samenwerking en regie zijn in mijn ogen dan ook belangrijke thema’s om te adresseren op een toonaangevend vakevenement als eRIC 2022.”